Desítky, ba stovky papírů, které je třeba po určitou dobu uchovávat, obtěžují firmy i domácnosti. A i když žijeme v době počítačů, a mnoho věcí lze vyřídit elektronicky, stále je otázka archivace dokladů aktuální.
Kam s papíry v bytě?
V domácnostech skladujeme smlouvy o uzavřených pojistkách, nájemní a kupní smlouvy, záruční listy, návody, ale i upomínkové věci – fotografie, vysvědčení potomků, diplomy a další stohy papírů. Jistě, mnohé z nich bychom mohli jednoduše zlikvidovat, ale co kdyby někdy něco…Časem nám začnou vadit přeplněné šuplíky, které zcela postrádají možnost jakéhokoliv smysluplného roztřídění. Kartonové krabice skvěle poslouží k dlouhodobému uskladnění dokumentů. Jsou k dostání v různých rozměrech, barevných provedeních, takže máme přehled, kde co je.
Firmy mají zákonnou povinnost archivace
Archivace dokladů ve firmách je trochu složitější. Je dána zákonem o archivnictví a spisové službě, který nabyl účinnost k 1. 1. 2005. Rozlišuje původce dokladů na veřejnoprávní a soukromoprávní. Podle toho se definují dokumenty, jež jsou třeba uchovávat, a také způsob, jakým to provádět. Zjednodušeně řečeno, firmy si nemohou samy skartovat doklady podle jejich uvážení, nýbrž musí mít souhlas oblastního státního archivu. V opačném případě si koledují o správní delikt. Zákon jasně definuje, po jak dlouhou dobu je třeba dokumenty uchovávat. A protože se běžně archivační doba pohybuje kolem deseti let v závislosti na druhu dokladu, musí podnikatelé řešit otázku, kam uskladnit všechny papíry co nejefektivněji.
Přehledně uspořádaný archiv
Většina firem disponuje prostorem, kam ukládá veškeré dokumenty. Říká se mu archiv. K účelnému a přehlednému uspořádání dokladů většinou slouží archivační krabice. Využití najdou krabice s volným úložným prostorem, ale i krabice určené na úschovu šanonů. Pojmou velké množství papírů, přičemž nehrozí jejich poškození například vlivem vlhkosti. Archivační boxy slouží k archivaci volných dokumentů. Výhodou krabic i boxů je skutečnost, že jdou jednoduše popsat, polepit tak, aby bylo hned jasné, co se kde nachází. Čas strávený v archivu hledáním jednoho dokumentu se s pomocí označených krabic a boxů může zkrátit na minimum.
