TipMag.cz

Menu
  • Novinky
  • Finanční tipy
  • Podnikání a byznys
  • Práce a výdělek
  • Investování
  • Rodina
  • Zajímavosti
  • Doporučujeme

Archivace dokumentů podléhá zákonu

21. srpna .2018


Desítky, ba stovky papírů, které je třeba po určitou dobu uchovávat, obtěžují firmy i domácnosti. A i když žijeme v době počítačů, a mnoho věcí lze vyřídit elektronicky, stále je otázka archivace dokladů aktuální.

Kam s papíry v bytě?

V domácnostech skladujeme smlouvy o uzavřených pojistkách, nájemní a kupní smlouvy, záruční listy, návody, ale i upomínkové věci – fotografie, vysvědčení potomků, diplomy a další stohy papírů. Jistě, mnohé z nich bychom mohli jednoduše zlikvidovat, ale co kdyby někdy něco…Časem nám začnou vadit přeplněné šuplíky, které zcela postrádají možnost jakéhokoliv smysluplného roztřídění. Kartonové krabice skvěle poslouží k dlouhodobému uskladnění dokumentů. Jsou k dostání v různých rozměrech, barevných provedeních, takže máme přehled, kde co je.

Firmy mají zákonnou povinnost archivace

Archivace dokladů ve firmách je trochu složitější. Je dána zákonem o archivnictví a spisové službě, který nabyl účinnost k 1. 1. 2005. Rozlišuje původce dokladů na veřejnoprávní a soukromoprávní. Podle toho se definují dokumenty, jež jsou třeba uchovávat, a také způsob, jakým to provádět. Zjednodušeně řečeno, firmy si nemohou samy skartovat doklady podle jejich uvážení, nýbrž musí mít souhlas oblastního státního archivu. V opačném případě si koledují o správní delikt. Zákon jasně definuje, po jak dlouhou dobu je třeba dokumenty uchovávat. A protože se běžně archivační doba pohybuje kolem deseti let v závislosti na druhu dokladu, musí podnikatelé řešit otázku, kam uskladnit všechny papíry co nejefektivněji.

Přehledně uspořádaný archiv

Většina firem disponuje prostorem, kam ukládá veškeré dokumenty. Říká se mu archiv. K účelnému a přehlednému uspořádání dokladů většinou slouží archivační krabice. Využití najdou krabice s volným úložným prostorem, ale i krabice určené na úschovu šanonů. Pojmou velké množství papírů, přičemž nehrozí jejich poškození například vlivem vlhkosti. Archivační boxy slouží k archivaci volných dokumentů. Výhodou krabic i boxů je skutečnost, že jdou jednoduše popsat, polepit tak, aby bylo hned jasné, co se kde nachází. Čas strávený v archivu hledáním jednoho dokumentu se s pomocí označených krabic a boxů může zkrátit na minimum.

Prev Article
Next Article

Related Articles

Zjistěte si co nejvíce informací, než začnete zařizovat váš dům
3. prosince .2018

Zjistěte si co nejvíce informací, než začnete zařizovat váš dům

Tipy a triky pro SEO, optimalizaci webové stránky
25. června .2018

Tipy a triky pro SEO, optimalizaci webové stránky

Tip:

Účetní programy AdmWin

Provázaná fakturace na zakázky a sklady, účtenky, prodejky, nabídky, objednávky, poptávky.

  • Komplexní odborné poradenství a školení BOZP a PO
    Komplexní odborné poradenství a školení BOZP a …
    27. ledna .2017
  • Dřevěný domek jako doplněk zahrady
    Dřevěný domek jako doplněk zahrady
    26. ledna .2017
  • Jak stahovat videa a hudbu z YouTube
    Jak stahovat videa a hudbu z YouTube
    9. ledna .2017
  • Králové mezi českými automaty
    Králové mezi českými automaty
    4. července .2025
  • Komplexní péči o kola svěřte do rukou odborníků
    Komplexní péči o kola svěřte do rukou …
    1. července .2025
  • Od myšlenky k realitě: co všechno obnáší otevření vlastní franšízy
    Od myšlenky k realitě: co všechno obnáší …
    2. června .2025

TipMag.cz

Finanční magazín – finanční tipy pro naše peněženky
Copyright © 2025 TipMag.cz
Inzerce         Kontakt

Ad Blocker Detected

Our website is made possible by displaying online advertisements to our visitors. Please consider supporting us by disabling your ad blocker.

Refresh