Téměř každá firma, ať už jen s pěti nebo tisíci zaměstnanci, řeší problematiku měření docházky. Nejen, že je povinna evidovat pracovní dobu svých zaměstnanců ze zákona, ale také ve svém vlastním zájmu potřebuje zjistit, zda zaměstnanci tráví v práci tolik času, kolik mají, jestli mají odpracováno co je potřeba a podobně.
Na co se zaměřit při výběru docházkového systému?
Ze všeho nejdůležitější je stanovit si priority, které od systému očekáváte a také funkce, které potřebujete. Sepište si tyto požadavky, abyste je následně mohli předložit společnosti, která se docházkovými systémy zabývá a mohla vám tak nabídnout správné řešení pro vaše specifické potřeby.
Základní atributy, které si musíte uvědomit, jsou například:
- jak velká jste firma
- kolik máte zaměstnanců
- vyžadujete komplexní řešení docházky nebo jen částečné řešení?
- chcete informace zobrazovat on-line nebo na vlastním serveru?
Při sepisování seznamu myslete na personalistu, který bude s daty pracovat, na manažera, vedoucího pracovníka a v neposlední řadě nezapomínejte ani na samotného zaměstnance. Ten by měl mít také jednoduchý přístup ke svým personálním informacím, například o zůstatku dovolené, počtu odpracovaných hodin a přesčasů. To lze zajistit například cloudovým řešením evidence docházky, kdy jsou tyto personální informace dostupné on-line.
Jakou čtečku zvolit?
Čtečky jsou základem docházkových systémů a představují moderní obdobu tradičních „píchaček“.
Obvykle jsou používány tři typy čteček, konkrétně to jsou čtečky na magnetické karty, čtečky na čipové karty nebo klíčenky a čtečky na otisky prstů.
Jako čtečku je možné použít také mobilní telefon s operačním systémem Android, který podporuje technologii NFC.
Co nedoporučujeme, je zmíněná technologie magnetických karet, které používají magnetický proužek. Ten je velmi náchylný k oděru, karty se často lámou a jejich používání není praktické ani komfortní. Z těchto důvodů je tato technologie na ústupu.
Lze docházkový systém propojit s přístupovými systémy?
Samozřejmě lze. Navíc získáte přesnější data o tom, kolik času zaměstnanec skutečně strávil v zaměstnání, kdy přichází, kdy odchází, jak se pohybuje po areálu, a podobně. Díky propojení s přístupovým systémem získáte mnohem přesnější data, která můžete použít pro analýzu efektivnosti podniku.
Profesionální společnosti zabývající se tímto oborem obvykle nabízí rovnou komplexní řešení, které zahrnuje nejen docházkové a přístupové systémy, ale také propojení na bezpečnostní systémy a napojení na různé moduly, jako například evidence vozidel nebo návštěv.
Dejte pozor na novou legislativu GDPR.
Již od května příštího roku vstoupí v platnost nová legislativa zabývající se ochranou osobních údajů, známá jako GDPR. Dbejte na výběr správného partnera, který má tuto legislativu zohledněnou ve svém řešení a o vše se za vás postará.
